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Projektbearbeitung bei BTE in Zeiten von Corona

Projektbearbeitung bei BTE in Zeiten von Corona

Die Maßnahmen zur Verlangsamung der Ausbreitung von Corona erfordern Änderungen in der Arbeitsorganisation.

Der Großteil des BTE Teams ist im Homeoffice. Wir sind digital gut vernetzt und arbeitsfähig. Unser bereits vor Jahren eingeführtes Datenhandling via Cloud erweist sich in dieser Situation als sehr leistungsfähig. Die Abstimmung im Team läuft via Telefon, Cloud, E-Mail, Slack und Videokonferenzen.

Die Arbeit in den Projekten haben wir angepasst. Ein großer Teil der Arbeit an Projekten können wir mit digitalen Tools erledigen.

Bei der Auswahl der digitalen Instrumente sind uns geringe Eintrittsbarrieren wichtig. Also idealerweise kein Download von separaten Apps, aufwändige Nutzerregistrierung, … Wir organisieren die Technik für die Kommunikation im Hintergrund. Auf Seiten des Kunden braucht es Rechner bzw. Smartphone mit Internetanschluss.  

Wie machen wir das konkret?

1. Virtuelle gemeinsame Projektarbeit via Slack

  • Individuelle Gruppen pro Projekt
  • Mitglieder werden eingeladen und können pro Projekt teilnehmen
  • Verwaltung aller relevanten Docs
  • Gemeinsames Schreiben an Dokumenten
  • Live-Chats und Video-Konferenzen

2. Videokonferenzen für Absprachen, Meetings via GoToMeeting:

  • virtuelle Konferenzen
  • Nur Audio oder Audio/Video
  • Aufzeichnung der Konferenz
  • Teilnahme auf persönliche Einladung
  • Whiteboard zum gemeinsamen Brainstormen
  • Bildschirm teilen zum gemeinsamen Präsentieren

3. Gemeinsames Brainstormen und Whiteboarding via Padlet
individuelle Landingpage, auf denen jeder ohne Anmeldung mitschreiben kann:

  • Schaubilder erstellen
  • Brainstormen
  • Ideen/Links sammeln
  • Kanban/Scrum-Boards
  • Best-Practice-Sammlungen
  • Zugang per Passwort oder individuellem Link

4. Abstimmungen, Umfragen und Befragungen an verschiedene Teilnehmer via einfacher Onlinebefragungen oder Mentimeter bzw. Kialo:

  • sehr einfache Nutzung über Smartphones, Tablet, Desktop
  • offene und geschlossen Befragungen
  • Abstimmungen 
  • Ratings
  • Kurz-Präsentationen
  • Netz-Diagramme etc.
  • individueller Zugang per Code

5. Schnelle Erklärvideos zur Vermittlung von Wissen an externe Beteiligte oder Aufrufe via mysimpleshow oder Bonjoro.

Curiopia ist unser BTE Ideenlabor, getrieben von  Julia Jung & Stefan Niemeyer:
https://curiopia.de/corona-information/

6. Ortstermine zur Erfassung des Planungsraumes bieten wir unter aktuellen Rahmenbedingungen weiterhin an, denn ein guter Eindruck zu Beginn eines Projektes bleibt weiterhin wichtig:

  • individuelle Anreise, Befahrung/Erfassung des Planungsraumes mit KFZ, Fahrrad oder zu Fuß
  • ggf. gemeinsamer Spaziergang mit Ortskundigen (draußen und mit etwas Abstand ungefährlich)
  • ggf. Dialog unterwegs via Smartphone/Konferenz
  • Ergänzung durch Bildmaterial der Kunden
  • Nachbereitung via Videokonferenz

Bild von Stefan Niemeyer, shutterstock.com: miniwide, Faenkova Elena